O Barceló Hotel Group confiou na Altia o processo de automatização do seu sistema de reservas hoteleiras em Espanha. O projeto, iniciado em janeiro de 2022, conta com 18 operadores turísticos integrados em 25 hotéis na Espanha atualmente, estando prevista a extensão do serviço a outras regiões.
O projeto de automatização de reservas hoteleiras permitiu ao Barceló Hotel Group ganhar em qualidade da informação, em otimização do tempo e em produtividade ao permitir alocar os recursos e as pessoas a tarefas de maior valor e impacto no negócio.
“Os resultados que obtivemos com a automatização do processo de reservas pela Altia foram muito bons. É um projeto com a peculiaridade de que nasceu de baixo para cima quando normalmente é o contrário; e isso permitiu-nos ter visibilidade das necessidades”, assegura Jaume Comas, Diretor Sistemas EMEA em Barceló Hotel Group. “Com a automatização conseguimos otimizar tempo e processos para termos pessoas dedicadas a tarefas que agregam valor e não à introdução de dados”, afirmou.
Um projeto em escala
A Altia e o Barceló Hotel Group iniciaram em janeiro de 2022 o lançamento de um projeto piloto no hotel Occidental Jandía Playa de Fuerteventura, que tem uma capacidade para mais de 400 quartos e um elevado volume de reservas diárias. Em março desse ano, o hotel Occidental Jandía Mar de Fuerteventura incorporou-se ao projeto, e a partir daí foram ampliando a outros hotéis da cadeia hoteleira na Andaluzia e no resto da Espanha.
A automatização de reservas é realizada em hotéis onde se utiliza o software de gestão hoteleira QuoHotel, e tem possibilitado eliminar a introdução manual dos dados de reservas que não passam pelos canais integrados com o CRS, o que significou um tempo estimado de três minutos por reserva. Com a automatização, a introdução de dados é feita instantaneamente, permitindo que as reservas sejam atualizadas em tempo real e minimizando possíveis overbooking. O processo automatizado envolve agilizar as vendas e conhecer o status das reservas em tempo real em todo momento.
“Se olharmos para o acumulado do ano passado no final do ano, enquanto estávamos em processo de implantação gradual e parcial, chegamos a 40.000 reservas confirmadas; no final de outubro deste ano, recuperamos mais de100.000 reservas graças a esta automatização.”
Jaume Comas · Diretor de Sistemas de Informação EMEA Barceló
“O projeto apresentou-nos um desafio até então desconhecido, dado que a idiossincrasia do Barceló Hotel Group implica que cada hotel é o decisor da sua participação no projeto, ao contrário de outras grandes cadeias hoteleiras com as quais temos trabalhado, que centralizam todas as integrações em departamentos de backoffice ou centros de reservas. No entanto, a liderança da Direção de TI do Barceló Hotel Group que coordena todo o projeto, bem como a experiência dos nossos consultores para se adaptarem a esta situação, permitiu-nos concluir satisfatoriamente esta primeira fase do projeto com alguns números e um retorno do investimento para o cliente que está a superar as expectativas iniciais.”
Óscar Muñoz · Gerente de Contas da Altia
A tecnologia por trás do sucesso
A Plataforma de Integração de Reservas da Altia é um software em modo SaaS que, atua de forma semelhante a um RPA (Robotic Process Automation) e permite automatizar tarefas de introdução manual de reservas no PMS ou CRS das cadeias hoteleiras.
A plataforma conta com uma parte de gestão documental, armazenando na Altia cloud todas as reservas processadas em formado PDF, independentemente da origem da comunicação da reserva ser e-mail ou web. Portanto, pode ser usado para complementar ou alimentar outros sistemas de clientes, fornecendo mais informações sobre o ciclo de vida da reserva. Ao atuar como um repositório de documentos na cloud, todos os documentos estarão imediatamente acessíveis online e podem ser consultados a partir de sistemas externos (ERP, PMS, etc.).
Um projeto com a plataforma de integração de reservas da Altia que envolva a automatização de canais de operação turística que comuniquem reservas via e-mail ou extranet seria totalmente complementar a um Channel Manager que o cliente tenha contratado, ou com outras integrações diretas que já tenha desenvolvido, uma vez que permite uma integração imediata de qualquer canal sem necessidade de depender de terceiros. A integração seria feita diretamente contra o PMS ou CRS corporativo de forma ágil e rápida.