La mayoría de las empresas tiene una cantidad importante de recursos administrativos dedicados a introducir a mano datos en sus herramientas de gestión provenientes de diversos tipos de documentos (facturas, albaranes, reservas, pedidos, etc.).
Un porcentaje elevado de estos documentos que recibimos en la organización ya nos llegan en formato electrónico y sin embargo los imprimimos para su posterior tratamiento, es decir, para introducirlos a mano en nuestros sistemas y volver a digitalizarlos. Empezamos a ser conscientes de lo que esto implica:
- Dedicamos muchas horas al cabo del año a realizar un trabajo que no aporta ningún valor a la organización.
- Esto supone una importante pérdida de productividad.
eDocAssistant nos da solución a estos problemas. Con esta herramienta podemos introducir los datos de los documentos que recibimos en la organización de forma automática en los sistemas:
Gracias al uso de eDocAssistant, IBEROSTAR consigue un nuevo ahorro en costes laborales. Las reservas que llegan por mail o extranet se introducen de forma automática en su PMS evitando tener que hacerlo de forma manual. Se eliminan por tanto los tiempos improductivos de introducción de las reservas en sus sistemas, pudiendo canalizar el esfuerzo de los recursos en actividades que generen valor para el negocio.
Además se obtienen otros beneficios:
- se eliminan los costes derivados de los errores que se pueden producir al realizar este trabajo de forma manual,
- se dispone de la información actualizada en los sistemas desde el mismo momento en que se recibe,
- se mejora la sostenibilidad a través de la reducción de consumibles (impresión y archivado de las reservas),
- todos los documentos recibidos y procesados quedan alojados en la nube, accesibles con un solo click, etc.
El alcance de este proyecto, que se puso en producción a comienzos de 2014, se definió como una primera fase para gestionar las reservas de hoteles que la cadena tiene en España.
Debido al éxito del proyecto y a los beneficios obtenidos en el área nacional el siguiente paso es implantar la solución en otras regiones como LATAM donde la presencia de la cadena es muy relevante. Y a medio plazo se valora la posibilidad de procesar por esta vía otros documentos, como las cartas de pago emitidas por los TTOO y OTAs, y que también suponen una gran dedicación de recursos humanos a la hora de conciliar los cobros en las herramientas de gestión.
Acerca de IBEROSTAR Hotels & Resorts
IBEROSTAR Hotels & Resorts es la cadena hotelera vacacional fundada en Palma de Mallorca (Islas Baleares, España) por la familia Fluxá en 1986. Parte integrante del GRUPO IBEROSTAR, uno de los principales consorcios turísticos españoles y con más de 50 años de historia, IBEROSTAR Hotels & Resorts dispone en la actualidad de alrededor de 100 hoteles en 13 países de todo el mundo.