La mayoría de las empresas han estado, o están, inmersas en procesos de Transformación Digital, con el objetivo de digitalizar y automatizar sus procesos de negocio, así como implementar soluciones sin papel.
Una vez se llega a este punto, los siguientes pasos irán encaminados a:
- Implementar sistema de gobernanza documental: ¿cuál es el propósito de cada documento?, ¿cómo se relacionan diferentes tipos de documentos?, ¿cuál es su política de retención?, etc.
- Creación de espacios de trabajo personalizados por usuario. En lugar de tener una vista única para cada usuario de la organización, en función del perfil del usuario, se construirán interfaces que permitan acceder a las funcionalidades y flujos más relevantes para su trabajo diario.
- La integración de herramientas de Inteligencia Artificial y Machine Learning en los procesos de gestión documental puede proporcionar ventajas como el análisis de textos no estructurados, procesamiento de lenguaje natural, clasificación automática de documentos según su contenido, generación automática de textos, etc.
- Una vez la plataforma de gestión documental ha sido establecida es importante incorporar los activos documentales a dicha plataforma. Sin embargo, la tendencia será evitar migraciones pesadas y tediosas, y reemplazarlas por sistemas de indexación y búsqueda que permitan localizar cualquier activo, independientemente de donde se encuentre alojado.
Jorge Sáenz Puchau, Gerente de proyectos de Altia.
